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如何记录流水账

[日期:2009-10-23] 来源:PAS会计行  作者:PAS会计行 [字体: ]

如何记录流水账

对于做生意的人来说无论生意的大小,每天都要与各种不同的单单据据打交道。即便是请专业人士来报税,一般会计也会要求商家对生意中的每一笔交易做出有条理的纪录。单据的整理不仅有益于商户对其生意的日常运作情况的了解,未来生意的扩张规划。细致完整的流水帐更可以帮助商家在报税时节省时间和工作量。

 

细心的商家会发现,现在市面上有很多用于记录流水账的软件可供选择。熟悉如何使用这些软件,对于日常流水账的纪录有着重要的帮助。例如MYOBQUICK BOOK就已经被不少中小企业用于记录每天的流水帐。通常公司或商家需要购买并进行用户注册之后才可以使用这类软件。对于公司或商家来说,这必然会产生一定的费用。                       

另外,这类软件一般都会要求使用者具备有一定的会计专业知识,这也就是为什么公司或企业会聘请一些专业的会计人员来进行操作。但这些支出对于一些小型商户来说,无疑是一笔庞大开支。在生意刚刚起步的时候,很多商户往往不具备聘请专业会计人员及购置专业的记账软件的能力。这样就要求商户自己整理生意流水账了。其实即便是买不起专业的会计软件,你也可以在家用Excel轻松搞定每天的流水帐。使用Excel的好处在于它易学易操作,既可以用于记录每天的流水帐,还可以根据不同需要进行计算,查找及统计等。

 

有些朋友一听到要做账可能就会觉得麻烦。其实不然,在做流水账的时候,商户只需按时间顺序来记录每一笔的交易。下面就以我们公司所提供的流水帐范本来为大家介绍如何利用Excel纪录一个详细的流水帐。一般来说,银行的账单是最具说服力的,所有有关于生意的收入和花费都应尽量在公司的银行账户里体现。这样做的目的是为了防止因为票据丢失,而无从查证的麻烦。因为在公司的银行帐单中已经清楚的纪录了这笔交易的金额,时间及交易的对象。当然作为公司有时难免会出现一些现金交易,一旦有类似的交易发生,务必要保留有关的凭证。在做流水账的时候,务必要把现金交易与公司银行账户的交易区分纪录。针对这两种不同的“走账”方式,在我们公司所提供的流水帐范本中已经为大家分别列出了两张不同的表格。商家只需在名为银行(Bank) 的表格中记录所有经过公司银行账户支出的费用及获得的收入。把其他非公司银行账户的收入及花费记录在现金(Cash)的表格中。值得注意的是,这里所指的现金表格并不单单是指记录现金收入及支出,而是指所有不经公司银行账户的交易。至于该选用哪种时间单位来记录,用户可以根据公司生意的日常交易量来决定。一般我们建议是以为单位。对于交易量比较小的商户,可选在每月银行结帐日的时候根据银行帐单做一次总的记录。如果商户有相对充裕的时间,我们建议尽可能每周做一次现金流水账的记录,并保存好相关的单据。

 

在我们所设计的Excel流水帐目表里,已经以为单位,列出了12张工作表 (Worksheet) ,并以不同的月份为名称。这样更是省去了对Excel功能要有一定掌握的要求。在每张工作表里都分别包含了公司银行账户和非公司银行账户支出的独立记录表格。在表格的左边注明有关生意收入及支出的详细条目并附有中文说明,这样对于一些英文不是太好的商户在做流水账的时候提供了帮助。在表格的最上方,列出了当月的日期。在记录的过程中,商户只需将每一笔收入或支出填入相对应的单元格即可。例如在93日于Warehouse Stationary购买了一台打印机价值$70元,在填写支出条目的时候,就应该在办公室支出 (Office expenses) 一栏的横向及对应日期的纵向相交的单元格中进行填写。如果当天在同一支出条目中有多次消费,可以运用Excel的自动计算功能。在单元格中先输入“=”, 再把当日同类型的消费支出金额相加,就可以得到这一类型花费的总金额了。还是以办公室支出为例,商户除了在Warehouse Stationary购买了一台打印机外,还在Bond & BondWhitcoulls分别购置了一台传真机价值$200元和一些文具用品价值$35元。显在记录办公室用品的时候,应该先找到相对应的单元格,输入“=70+200+35”的字样,再按回车键就行了。每输入一笔交易,商户需要检查交易的日期,类型,金额是否正确。另外,有些朋友可能担心因为不太熟悉Excel的操作或始交易量太大而有遗漏或是误输交易金额的情况发生。为了避免这样的情况发生,在表格显示日期的下方,还特别增设了用于银行对账(Bank reconciliation)的一项功能。当商户在进行完了每月一次对公司银行账户的流水帐记录,可根据银行提供的对帐单分别把每天的账户余额(Balance)输入此栏中,如果银行对账这一栏中显示的金额为的话,就证明你所输入的金额是正确的。如果显示为任何其他数字的话,则证明你的输入有错误或是遗漏。这是你就需要对出错的那一天进行检查,确认是否有漏输或输错的情况发生。

 

要提醒大家的是有少部分的公司收入及支出是不包含GST的,也就是我们所说的Non-GST项目。例如,佣金(Commission),邮寄运费(Freight & Courier),杂费(General expenses)及商务旅行费用(Travel for business),都有可能夹有一些没有GST invoice的单据,商户在填写这些项目时需要特别小心,如果错误的填写了这些信息的话,可能会影响最后申报GST结果的正确性。另外,商户为生意所购买的物品价值超过$500元的话,很有可能被认为是公司的资产(Asset)。如果是公司资产的话,就需要每年做折旧(Deprecation)。这时,商户除了要清楚地商品的价格,还需要记录购买日期,商品的种类及新旧程度,因为这些都会直接影响到商品折旧率的主要因素。另外,我们公司所设计的流水帐范本还具备了自动计算的功能。也就是说,商户在输入所有有关公司的收入及支出记录之后,在流水账表格的最后一页会自动计算出商户是应该缴纳或是GST refund

 

大部分的会计师都是基于客人所提供的流水帐来进行会计记账的。所以一个完整而又细致的流水帐记录对于理清生意账目的准确性起着至关重要的作用。大家都知道时间对于一个生意人的重要性,所以一个好的流水帐记录表格能够帮助商户省下很多用于记录流水账的时间。我们在设计流水账表格的时候也考虑到了这一点。就是希望我们所设计出来的表格,能够给各位商户带来最到程度上的方便。如果你对我们所设计的流水帐范本感兴趣或是由任何疑问欢迎致电我们会计行进行详细咨询09-303 2868,或浏览我们的网站www.pas2008.co.nz

 (本文仅供参考,撰稿单位或撰稿人对因采用本文而造成的一切后果不负任何法律责任,读者在做任何决定之前需征求专业人士的建议。)



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