对于在这里做生意(特别是需两个月申报GST)的朋友们来说，刚刚结束的一周一定是忙碌的。因为根据国税局的规定，上周五是申报GST的最后期限。不知道您有没有为自己的生意及时填写商品及服务税报税表(GST Return Form)。在上周也有根多客户给我们打来电话，询问应该如何记录用作公司生意的机动汽车花费。在本期的文章中，我们就来为大家介绍几种有关机动汽车商业花费的记录方法以及一些相关规定的变化。
根据国税局的规定，可用于记录机动汽车商业花费的方法大致有三种。它们分别是公里数估计法(Mileage rate)，公里数记录表(Logbook)及实际支出法(Actual expenditure)。不管选用哪一种方法，你都需要有一本Logbook来记录汽车使用的公里数。一般在Logbook里，需要详细记录旅行的日期，地点，公里数及汽车用途 (用于生意或私人用途) 。要特别注意的是，从住所到公司这段路程的公里数是不能算作商业旅行花费的一部分的。
公里数估计法
汽车的使用者需要记录每天用于生意来往的汽车消耗公里数。累计一年后，用得出的年度总公里数乘以一个比率，便得出你可以申报的汽车商业花费支出。国税局在原有公里数估计法的规定上做出了一定的修改，取消了带状比率(Banded rate)计算方法，而统一用0.7的比率。同时，在对公里数的限制上也作出了调整，其最高可使用的公里数上限是5000公里每年。例如，李小姐在经过了一年对车辆公里数的计算，得出了一年中用于生意的公里数是3500公里。那么李小姐就可以以这3500公里为基数再乘以0.7，求得她这一整年用于生意上的汽车花费$2450(3500*0.7) 。这种方法适用于的对象是一些用车不算频繁的生意人，因为一旦你的商用公里数超过了5000公里，则必须要保留实际的车辆花费记录(For distances greater than 5000 km, you must keep a record of actual vehicle expenses)。其次，使用公里数估计法在计算汽车花费的时候就比较简单，只需要把算出来的公里数乘以0.7的比率。但如果选择使用这种方法来记录汽车商业花费，那么任何有关汽车的花费例如汽油的支出，保险，汽车的注册及维修支出都不可再申报为汽车商业花费并且无法申报GST。因为在国税局计算这0.7的比率时，已经包含了有关汽车的任何花费。
公里数记录表
选择使用这种方法的汽车使用者需要记录汽车的开始公里数，然后连续记录至少90天的汽车公里数使用记录。通过这90天的记录，计算出所使用的总公里数，再用这90天里的商业用途汽车公里数除以汽车总公里数得出的汽车商业用途比例 (After 90 days you can work out the average proportion of business to private use of your vehicle) 。所算出的比例是被国税局认可的，其最长有效期为三年，且用于生意的汽车公里与在公里数记录表里的比例差异必须小于20%(The logbook term is up to three years, provided variance of business use is less than 20% of the logbook representation)。使用这种方法的好处就是只需对汽车使用公里数进行90天的记录，算出汽车商业用途比例，之后就可依据这一比例对今后三年内有关汽车的任何花费申报为汽车商业花费。如果选用这种方法来记录汽车商业花费的话，务必要保留全部有关汽车花费的单据或发票。例如，王小姐通过使用公里数记录表，算出用于商业用途的公里数占全年使用总公里数的60%。其全年用于汽车的花费并保有单据的总支出(汽油，车辆保险，注册及维修费用等) 为$5000。那么王小姐的汽车商业花费支出就是$3000($5000*60%)，一般使用这种方法是可以申报GST的。不管是个人还是公司对于日益费涨得物价和油价都是苦不堪言，因此对于公里数记录表的保存尤为重要。因为国税局规定，如果没有保存公里数记录表，作为商家的你最多只可以向国税局申报四分之一的汽车花费支出。即便如此，你也有可能被要求证实所申报的百分比 (If you do not keep a vehicle logbook you may claim up to 25% of the vehicle running costs as a business expense. However, you could be asked to substantiate the percentage claimed)。
实际支出法
这种方法的适用于一些用于商业用途公里数起伏比较大的商家。在之前介绍公里数记录表时，有一点是关于你用于生意的汽车公里数与在公里数记录表里的比例差异的规定。如果商家用于生意的汽车公里数与在公里数记录表里的差异比例超过20%时，商家需要用实际支出法来记录用于生意的汽车公里数。此外，如果使用实际支出法，你还可以向国税局申请抵扣实际支出，包括用于商业部分的车辆折旧损失(You can claim deductions on your actual expenditure including depreciation loss for the business use of your motor vehicle)。这里要提醒大家的是，如果你选择使用这种来记录汽车商业花费支出的话，请务必要正确保留有关私人和商业花费的详细记录。同时，你所提供的记录必须要注明用于商务旅程的原因及距离(You records will need to show the reasons for and the distances of journeys for business travel)。
以上的三种有关汽车商业花费支出的记录方法都是国税局认可的，但具体应该选用那种才是最符合你的利益，则需要精明的商家自己去定夺了。由于每个商家的生意性质不同，所涉及到的汽车商业使用频率也不同。当你有任何疑问或是不确定的时候，欢迎致电我们会计行进行详细咨询09-303 2868，或浏览我们的网站www.pas2008.co.nz。
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